实验室试剂耗材如何降本增效精细化管理

随着实验室规模的扩大和实验项目的增多，实验室试剂耗材管理逐渐从传统的纸质记录向信息化管理变。
许多实验室开始采用盛元广通实验室管理系统L1MS，实现试剂耗材的采购、入库、出库、使用、盘点等全过程的信息化管理。
这种变大大提高了管理效率，减少了人为错误，并实现了数据的实时更新和共享。
尽管实验室试剂耗材管理在逐步向信息化、智能化方向发展，但仍存在1些问题：采购管理不规范、库存管理不精细、使用管理不严格、存储与保管问题、信息化管理水平不1，管理模式的变将通过多个维度和策略来进行。


采购审批流程
1、需求申请
部门或个人需要采购低值耗材时，应首先填写采购申请表。
采购申请表应详细列明采购原因、所需耗材的品种、数量、预算以及预期的使用时间和地点等信息。
根据实验课题任务、试剂耗材的消耗量和库存量，制定月度、年度、季度或临时申购计划。
通过精确的需求分析，避免库存堆积和不必要的浪费。


2、内部审批
初审：采购申请表提交后，首先由部门主管进行初审。
部门主管需要确认采购的必要性、合理性和预算的合规性。
初审通过后，部门主管在采购申请表上签字确认。

复审：初审通过后，采购申请表进入复审阶段。
复审通常由行政人事部或财务部门负责，他们会对采购申请进行进1步的审核，确保采购计划符合公司的整体利益、财务政策和采购政策。
复审通过后，相关负责人签字确认。

终审如有必要：对于较大金额或特殊性质的采购申请，可能需要提交给更高层级的领导进行终审。
终审领导会综合考虑各种因素，最终决定是否批准采购申请。


3、采购执行
选择供应商：采购申请获得批准后，采购部门或采购负责人将根据采购需求选择合适的供应商。
在选择供应商时，应充分考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。

签订合同：与供应商就采购事项达成1致后，双方应签订采购合同。
合同应明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等关键条款。

执行采购：合同签订后，采购部门或采购负责人按照合同约定的条款执行采购。
在采购过程中，应密切关注供应商的履约情况，确保采购物品按时、按质、按量交付。


4、验收与入库
验收：采购物品到货后，应由相关部门或人员进行验收。
验收时应检查采购物品的数量、规格、质量等是否符合合同要求。
对于不合格的采购物品，应及时与供应商沟通并处理。

入库：验收合格的采购物品应办理入库手续。
对入库的试剂耗材进行详细记录，包括生产日期、有效期、批号、数量等信息。
这有助于实时监控库存状态，避免过期浪费。
对于具有有效期的试剂耗材，按照“先进先出”的原则进行发放，确保先使用近效期的物品，减少过期损失。
定期对库存进行盘点，分析消耗数据，及时发现并处理库存异常问题。


5、低值提醒
在系统中设置低值自动提醒功能，当库存使用到1定数量时，及时通知库房管理员进行采购，避免影响实验进度。
实现试剂耗材在每个环节流通过程中的科学精准把控，避免资源浪费，节约成本。
实现采购需求分析、采购计划管理、库存控制、供需信息共享等功能，提高管理效率，降低成本。


闭环管理策略高值耗材、低值耗材管理：
库存管理：
高值耗材：应实行严格的库存管理，确保账实相符。
对于易变质、易失效的高值耗材，应定期检查其存储状态，及时发现并处理问题。

低值耗材：虽然使用量大，但同样需要建立规范的库存管理制度。
可以采用先进的库存管理系统进行实时监控和预警，避免缺货或积压现象的发生。

领用与归还：
高值耗材：系统建立严格的领用审批制度，明确领用人员的责任和权限。
领用时应详细记录领用时间、数量、用途等信息，并确保耗材的合理使用和归还。

低值耗材：虽然领用频率较高，但同样需要建立规范的领用和归还流程。
可以采用电子化管理方式提高效率和准确性。

使用与记录：无论是高值耗材还是低值耗材，在使用过程中都应详细记录使用情况、实验结果等信息。
对于已经过期、损坏或无法再使用的耗材，应按照相关规定进行报废和处置。
特别是对于高值耗材的报废和处置，应特别谨慎，避免造成资源浪费或环境污染。

定期审计与评估：
定期对实验室耗材的管理情况进行审计和评估，检查各项管理制度的执行情况，发现问题及时整改。
这有助于不断优化管理流程，提高管理效率和质量。

定期盘点与账实相符：
每月对试剂耗材进行盘点，并记录完整纸质版台账与电脑端台账，确保账实相符。

及时发现并处理库存中的过期、损坏或多余的试剂耗材，减少浪费。


RF1D标签与读写器
通过射频识别RF1D技术标记耗材，每个耗材都贴有含有唯11D编码的RF1D电子标签，记录耗材的名称、规格、批号、有效期等信息。
在实验室的关键位置安装RF1D读写器和天线，形成RF1D无线网络，实现对耗材的实时监控和追溯。
系统能够实时监测耗材的库存情况，自动进行盘点，并对缺货、遗失等状态及时发出预警提示，将移动设备和云平台整合到耗材管理系统中，实验室人员可以通过移动设备进行库存查询、订单处理和供应商沟通。

管理人员可以随时随地访问库存信息和管理系统，确保管理的实时性和准确性。


智能试剂柜的应用
智能试剂柜通过集成先进的物联网、人工智能和自动化技术，实现了对耗材的智能化管理。

凭借其高精度的识别设备和自动化存取系统，智能试剂柜能够准确识别每1种耗材的身份信息，并自动完成耗材的存取操作，无需人工干预。
智能试剂柜还具备多重安全防护措施和强大的数据分析和监控功能，确保耗材的安全使用和有效管理。
即使实现了无人值守的耗材管理，定期的系统审计和流程优化仍然是必需的。


财务管理：采购完成后，采购部门或相关人员应凭借采购申请表、采购合同、票、入库单等凭证向财务部门申请报销。
财务部门在审核无误后，按照公司规定进行报销。
实验室定期对低值耗材的采购和管理情况进行审计，每月对试剂耗材进行盘点，并记录完整纸质版台账与电脑端台账，确保账实相符。