活动策划-协会年会

协会年会活动策划全流程拆解

1、前期准备阶段
1. 确定活动目标与主题
明确年会目的总结表彰/会员联谊/品牌宣传等
确定核心主题和slogan

2. 组建筹备委员会
成立策划组、执行组、后勤组等
制定分工表与时间节点

3. 预算编制
场地/餐饮/物料/宣传等费用预估
赞助方案设计

2、策划执行阶段
1. 场地规划
选定酒店/会议中心
设计会场布局主舞台/签到区/展示区等

2. 流程设计
拟定时间表：
09:0010:00 嘉宾签到
10:0010:30 开幕致辞
10:3012:00 年度报告
12:0014:00 午宴交流
14:0016:00 专题论坛
16:0017:30 颁奖典礼
17:3020:00 晚宴演出

3. 人员安排
确定主持人/嘉宾名单
工作人员岗位培训

4. 宣传物料制作
邀请函/背景板/手册设计
纪念品定制

3、会前准备阶段
1. 参会邀请
发送电子邀请函
回执统计

2. 现场布置
舞台搭建
AV设备调试

3. 应急预案
备用电源准备
医疗安保方案

4、活动实施阶段
1. 现场管理
签到处引导
流程把控

2. 内容执行
按议程推进活动
摄影摄像记录

5、后续收尾阶段
1. 会后跟进
发送感谢信
收集反馈问卷

2. 效果评估
整理活动报告
财务结算

3. 资料归档
照片视频整理
文件归档备份

注意事项：
1. 预留10%机动时间应对突发状况
2. 重要环节设置AB角负责制
3. 提前1个月发送邀请函
4. 活动前3天完成全流程彩排