活动策划-舞美设计-百年校庆

百年校庆接待工作的全流程拆解方案，分为筹备、执行、收尾3个阶段，共12个关键环节，供参考：

1、筹备阶段校庆前36个月
1. 成立专项工作组
接待组：负责嘉宾对接、签到、引导、住宿安排
后勤组：车辆调度、餐饮、物资准备
宣传组：制作校友手册、指示牌、纪念品
志愿者组：招募培训学生志愿者建议50100人
2. 嘉宾名单与分级
V1P嘉宾：政府领导、知名校友、教育界代表专人1对1对接
普通校友：按届别/班级分组，分配志愿者对接
社会人士：媒体、合作企业代表单独登记通道

3. 动线设计与物料准备
场地规划：签到处分V1P/校友/媒体通道、休息区、合影区
物资清单：
签到墙/电子签到系统
校友纪念包校徽、日程表、校园地图、纪念册
指示牌中英文双语
4. 预演与培训
模拟接待流程从入校到离校全流程
志愿者培训礼仪话术、应急处理

2、执行阶段校庆当天
5. 签到分流7:009:00
快速通道：扫码签到提前发送电子邀请码
人工通道：老年校友/未预登记人员
信息核对：发放胸牌颜色区分嘉宾类型
6. 引导服务
定点岗：校门、礼堂、食堂等关键位置设志愿者
流动岗：电动摆渡车接送行动不便者
7. 庆典活动接待
V1P动线：专人陪同至贵宾室→前排就座→单独合影
校友活动：班级签到墙签名→老照片展区→师生茶话会

8. 餐饮与后勤
午餐方案：
V1P：酒店宴席校领导陪
校友：食堂怀旧餐券分时段用餐
应急物资：雨具、医疗站、充电宝租赁点
3、收尾阶段校庆后1周内
9. 物资清点与费用结算
回收可重复使用物品如工作证
统计餐饮、交通等实际支出
10. 感谢与反馈收集
发送电子感谢函附活动照片云盘链接
问卷调研接待满意度、改进建议
11. 资料归档
签到名单电子化建立校友数据库
媒体报道合集制作
12. 复盘会议
总结问题如签到排队过长、指示不清等
形成标准化接待手册供未来活动参考

4、关键细节提示
1. 特殊群体关怀：
为高龄校友配备轮椅和医疗支持
设置"老同学重逢角"按届别划分区域

2. 科技应用：
小程序实时推送活动变更通知
人脸识别签到可选

3. 风险预案：
雨天方案室内备用场地
备用电源、网络保障