创意企业年会-活动策划

企业年会活动策划全流程通用版

整个流程可分为 4大阶段、十2个关键步骤，并辅以1张时间轴图清晰展示。


企业年会筹备时间轴

第1阶段：策划与筹备 会前36个月

会前36个月 : 成立项目组 明确目标
初步构思，拟定主题

会前36个月 : 制定预算
报批

第2阶段：落地与执行 会前13个月

会前23个月 : 场地选址与预定
供应商甄选与签约

会前12个月 : 活动方案深度设计
物料设计与制作

会前1个月 : 全员邀请与预热
节目征集与排练

第3阶段：会前冲刺 会前1周

会前1周 : 最终确认会
物资准备与打包

会前13天 : 场地搭建与布置
最终彩排

第4阶段：活动当天

当天 : 现场执行与统筹

活动后1周 : 款项结算、复盘感谢

第1阶段：策划与筹备期 会前36个月

这个阶段是年会的基石，决定了整个活动的方向和框架。


第1步：成立项目组 明确核心目标

· 成立筹备小组：确定总负责人、跨部门成员行政、HR、市场、设计等，明确分工如：节目组、后勤组、宣传组、接待组。


· 明确年会目标：

· 品牌文化：宣扬企业文化，增强员工归属感和凝聚力。


· 战略方向：总结过去，展望未来，激励士气。


· 员工关系：答谢员工，提供放松和交流的平台。


· 娱乐性：让员工玩得开心，留下美好回忆。


第2步：拟定主题与初步构思

· 确定主题：主题是年会的灵魂。
例如：“同心逐梦，志在巅峰”、“新征程，再出发”、“温暖前行，感谢有你”等。
所有后续环节都应围绕主题展开。


· 初步构思：

· 规模：确定参与人数员工、嘉宾、家属？。


· 形式：传统晚宴、颁奖盛典、综艺派对、户外嘉年华、沉浸式剧本杀、旅游团建？

· 基调：隆重正式、轻松活泼、温馨感人、科技酷炫？

第3步：制定预算 报批

· 预算明细：这是最关键的1步。
将所有预计开支列项：

· 场地费用：场地租赁费、场地装饰费。


· 餐饮费用：餐费、酒水饮料费。


· 策划与制作费：活动公司策划费、舞台灯光音响租赁、AV设备大屏、投影等。


· 物料制作费：邀请函、签到墙、背景板、节目单、桌卡、伴手礼、奖品采购。


· 人员费用：主持人、摄影摄像师、化妆师、演艺人员外请节目的酬劳。


· 交通与住宿费：外地员工的酒店和交通费用。


· 备用金：通常预留总预算的10%15%以应对突发状况。


· 提交预算方案：向管理层汇报，并获得审批。


第2阶段：落地与执行期 会前13个月

这是将想法变为现实的关键阶段，事务繁杂，需要精细化管理。


第4步：场地选址与预定

· 考虑因素：地理位置、交通便利性、容量、设施舞台、灯光、音响、投影、餐饮水平、价格。


· 实地考察：务必去现场查看，并与酒店销售经理详细沟通需求。


第5步：活动方案深度设计与供应商甄选

· 流程设计：细化每个环节的时间点和内容。


· 常见流程：嘉宾签到 → 暖场视频/互动 → 领导致辞 → 颁奖仪式 → 节目表演 → 抽奖环节 → 晚宴 → 结束。


· 供应商管理：联系并确定活动策划公司、灯光音响供应商、摄影摄像团队、主持人、表演团队等，签订合同。


第6步：视觉设计与物料制作

· V1设计：基于年会主题，设计主视觉主KV，并应用到所有物料：邀请函、主背景板、签到墙、指引牌、PPT模板、节目单、桌卡、员工手册等。


· 物料制作：提前下单制作所有实体物料，留出修改和运输时间。


第7步：全员邀请与预热

· 发布通知：通过邮件、企业/钉钉等正式发布年会Save the Date保存日期通知。


· 创意邀请函：制作电子或纸质邀请函，包含主题、时间、地点、着装要求Dress Code等。


· 氛围预热：

· 录制领导拜年视频、各部门祝福视频。


· 开展“最期待节目”投票、“猜猜大奖是什么”等互动活动。


· 在公司内部布置年会倒计时牌。


第8步：节目征集与排练

· 节目征集：发布节目征集令，鼓励各部门员工踊跃报名。


· 节目筛选与审核：组织12轮节目筛选，确保节目质量和多样性。


· 安排排练：为入选节目安排排练时间和场地，必要时可请专业老师指导。


第3阶段：会前冲刺期 会前1周

查漏补缺，确保万无1失。


第9步：最终确认会 Briefing

· 召集所有项目组成员、主持人、主要供应商开最终协调会。


· 核对流程表：精确到每分钟的流程表Run Down分发到每个人手中。


· 明确分工：再次确认每个人的职责和对接人。


第10步：物资准备与打包

· 列出物资清单：将所有需要带到现场的物品列清单，并分配专人负责。


· 分类打包：将物料、奖品、设备等分类打包，贴好标签。


第11步：场地搭建与最终彩排

· 提前进场：与酒店和供应商协调，提前1天或半天进场搭建舞台、布置场地、调试设备。


· 全员彩排：所有主持人、演员、工作人员必须到场，按照正式流程进行完整彩排，测试所有音频、视频、灯光、颁奖环节、抽奖系统。




第4阶段：活动当天 后续工作

第12步：现场执行与统筹

· 工作人员提前到场：各就各位，最后检查所有细节。


· 签到引导：引导员工有序签到、合影、入场。


· 总控台：设立总控台，总负责人根据流程表Run Down指挥全局，应对突发状况。


· 氛围把控：主持人、DJ、灯光师密切配合，调动现场情绪。


· 摄影摄像：确保关键环节致辞、颁奖、精彩表演、大奖得主被完美记录。


第13步：活动后续工作

· 款项结算：与所有供应商核对费用，完成尾款支付。


· 素材整理与传播：

· 精选照片和视频，制作精彩回顾短片/推文。


· 在公司内部平台、社交媒体上进行2次传播，延续热度。


· 感谢与表彰：感谢筹备组的辛勤付出，表彰优秀节目和演员。


· 复盘总结：召开复盘会议，总结本次年会的成功经验和待改进之处，为下1年留下宝贵资料。


核心工具推荐：

· 项目管理：Excel甘特图、Trello、Asana、飞项

· 团队沟通：钉钉、Slack

· 创意设计：Canva、稿定设计、Adobe系列

· 现场投票/互动：互动墙、各种年会互动小程序抽奖、弹幕、摇1摇